Policy om personuppgifter

(Giltig från och med 25 maj 2018, senast uppdaterat 24 januari 2023)

Denna policy ska tillämpas i situationer där Sjunde AP-fonden (”AP7”), org.nr 802406-2302, behandlar personuppgifter såsom personuppgiftsansvarig.

Denna personuppgiftspolicy gäller för de specifika webbsidor på www.ap7.se, nedan betecknat som ”Webbplatsen”, men även personuppgiftsbehandling avseende avtalsmotparters och andra samarbetspartners kontaktpersoner, samt även i samband med rekrytering. AP7 samlar endast in personuppgifter som är nödvändiga, relevanta och inte överflödiga för det ändamål de är avsedda för.

I normala fall behandlar vi dina personuppgifter när du gör något av nedan på vår webbplats. Om du är kontaktperson till våra avtalsmotparter, leverantörer och andra samarbetspartners behandlar vi dina personuppgifter när vi kommunicerar med er.

Nedan beskrivs hur vi samlar in personuppgifter, kategorier av personuppgifter, ändamål och laglig grund för behandlingen av personuppgifter, eventuell överföring av personuppgifter till tredje part samt lagringstid.

Insamling och behandling av personuppgifter

Söka lediga tjänster eller anmäler ditt intresse för anställning hos oss

Via webbplatsen annonseras eventuella lediga tjänster ut. När man klickar vidare på länken för mer information och anvisning om hur man ansöker dirigeras man vidare till våra samarbetspartners avseende rekryteringar. Detta innebär att AP7 inte direkt samlar in personuppgifter i detta avseende och därmed omfattas personuppgiftsbehandlingen av våra samarbetspartners personuppgiftspolicy.

I de fall våra samarbetspartners presenterar kandidater för oss behandlas uppgifterna av AP7 under perioden för rekryteringsprocessen. AP7 behandlar personuppgifterna för ändamålet att hantera aktuella eller kommande rekryteringsbehov. Personuppgifterna behandlas i huvudsak för att motta och bedöma ansökan, kontakta sökanden samt lagra ansökan. Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter är att fullföra det kommande anställningsavtal eller för att vidta åtgärder på sökandes begäran innan sådant avtal ingås. Typiska personuppgifter i detta avseende kan vara namn, adress, epost, bild, telefonnummer och meritförteckning.

AP7 kan komma att behandla personuppgifter om slutkandidaten för ändamålet att göra skäliga bakgrundskontroller innan tillsättning av den aktuella tjänsten. Bakgrundskontrollen görs endast vid tillsättning av ledande befattningshavare samt medarbetare som deltar i medelsförvaltningen.

Behandlingen anses nödvändig för att fullgöra AP7:s förtroendeuppdrag. Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter är att fullgöra uppgift av allmänt intresse. Slutkandidaten informeras om att en bakgrundskontroll kommer genomföras och behöver lämna sitt godkännande. AP7 anlitar extern leverantör för bakgrundskontroller och lämnar för detta ändamål slutkandidatens namn och personnummer till leverantören. Personuppgifterna avseende den kandidat som anställs omfattas av AP7:s interna regler för behandling av personuppgifter såsom anställd hos AP7 och lagras enligt gällande regler. Ansökningshandlingar för kandidater som presenterats, men inte gått vidare, lagras under två efter att anställningsbeslutet vunnit laga kraft och tas bort därefter.

Spontanansökningar, dvs ansökningshandlingar som inte avser viss ledigförklarad tjänst, gallras omedelbart efter genomgång eller alternativt efter att kontakt tagits med den som skickat in ansökan. Laglig grund för denna behandling är intresseavvägning.

I vissa fall kan AP7 själva rekrytera vissa enklare tjänster via vår hemsida. I dessa fall behandlas uppgifterna av HR avdelningen och vissa chefer som är inblandade i anställningen. Personuppgifterna som behandlas i ansökan är främst namn, mejl, telefonnummer, personnummer. Den rättsliga grunden för behandlingen är fullgörande av allmänt intresse. Om du anställs arkiveras dina ansökningshandlingar. Om du inte blir anställd gallras dina personuppgifter inom två år efter din senast sökta tjänst. Vid en eventuell överklagandeprocess av anställningsärendet kommer dina personuppgifter raderas först när överklagandeprocessen har avslutats.

Som statlig myndighet omfattas AP7 av offentlighetsprincipen. Det innebär att om någon begär att få kopior på dina ansökningshandlingar är vi skyldiga att lämna ut dem. Det gäller dock inte uppgifter som omfattas av sekretess.

Lämna anbud i våra upphandlingar

På webbplatsen finns information om aktuella upphandlingar och hur man lämnar anbud på dessa. När anbudsgivare klickar vidare på upphandlingslänken dirigeras denne vidare till AP7 eller den upphandlingskonsult som anlitats av AP7. I de fall anbud kommer till AP7 via upphandlingskonsult påbörjar AP7 behandlingen av personuppgifter först när upphandlingskonsulten presenterar anbuden för AP7. I inskickade anbud kan det finnas personuppgifter såsom namn, adress, epost och telefonnummer. AP7 behandlar personuppgifterna för ändamålet att hantera och utvärdera de anbud som kommer till AP7 via offentliga upphandlingar. Personuppgifterna behandlas i huvudsak för att motta och bedöma anbud, kontakta anbudsgivare samt lagra anbud. Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter är att utföra uppgift av allmänt intresse dvs behandlingen är nödvändig för AP7 för att utföra sina uppgifter som statlig myndighet enligt lagen om offentliga upphandlingar. Alla anbud diarieförs och är enligt huvudprincip allmänna handlingar och därmed offentliga. Det anbud som vinner upphandlingen diarieförs och bevaras enligt gällande regler. De anbud som inte kommer vidare i upphandlingen diarieförs och lagras under fyra år vartefter de gallras bort.

Kommunicera via vårt kontaktformulär på hemsidan

På webbplatsen finns ett kontaktformulär där meddelande kan lämnas. De personuppgifter som anges i detta formulär är namn och epost. Vi föreslår att du minimerar de personuppgifter du lämnar till AP7 och inte lämnar känsliga personuppgifter när du kommunicerar med oss utan anger endast vad som är nödvändigt för din fråga. AP7 behandlar dina personuppgifter endast för att besvara din fråga och för ändamålet att hantera sitt kommunikationsuppdrag som statlig myndighet. Den rättsliga grunden för behandlingen är att fullgöra en uppgift av allmänt intresse dvs den serviceskyldighet som AP7 har som statlig myndighet. Inkommande meddelanden raderas varefter de behandlats. Inga personuppgifter lagras därmed längre än nödvändigt för att hantera din fråga.

Sociala medier

På Twitter ansvarar AP7 endast för eventuella personuppgifter som myndigheten själv publicerar, inte för personuppgifter som andra lämnar. På Facebook och Youtube ansvarar AP7 tillsammans med leverantören för eventuella personuppgifter som publiceras, detta ansvar omfattar både personuppgifter som AP7 själva publicerar men även personuppgifter som publiceras av andra.

Prenumeration på blogginlägg

För att du ska kunna prenumerera på AP7s blogg och få utskick från oss behöver vi hantera dina personuppgifter, i detta fall din e-postadress. Personuppgiftsbehandlingens ändamål är att kunna utföra prenumerationstjänster och för ändamålet att utföra AP7:s kommunikationsuppdrag som statlig myndighet. Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter är att utföra uppgift av allmänt intresse dvs den serviceskyldighet som AP7 har som statlig myndighet. Personuppgifterna tas bort i samband med att prenumerationen upphör.

Avtalsmotparters, leverantörers och andra samarbetspartners kontaktpersoner

För att vi ska kunna kommunicera med våra avtalsmotparter, leverantörer och andra samarbetspartners behandlar vi personuppgifter om kontaktpersoner. Ändamålet för behandlingen av personuppgifter är att kunna hantera nödvändiga kontakter i avtals- eller leverantörsrelationer, utvärdera tjänster samt hantera övriga externa kontakter som är nödvändiga för AP7:s verksamhet som statlig myndighet. Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter är att utföra uppgift av allmänt intresse d v s behandlingen är nödvändig för att AP7 ska kunna utföra sina uppgifter som statlig myndighet. Typiska personuppgifter är namn, adress, epost och telefonnummer. Eftersom AP7 är en statlig myndighet har vi skyldighet att följa arkivlagens regler. Det innebär bland annat att personuppgifter i ärenden som ska arkiveras lagras i våra verksamhetssystem. Enligt arkivreglerna kan vissa handlingar raderas efter en viss tid. Det innebär att personuppgifter i sådana handlingar gallras när den tiden löpt ut. Att gallra personuppgifter som inte längre behövs kallas för lagringsminimering.

AP7 kan, i undantagsfall, ta del av den anställdes e-post under anställningstiden. Detta sker endast om det finns misstanke om oegentligheter eller liknande omständigheter.

Överföring av personuppgifter till mottagare

Vi överför personuppgifter, till mottagare såsom exempelvis driftsleverantörer och systemleverantörer, endast om det är nödvändigt för bedrivandet av vår verksamhet eller för att uppfylla en rättslig förpliktelse. I normala fall överför AP7 inte personuppgifter till en mottagare i ett land utanför EU/EES området. Skulle sådan överföring dock vara nödvändig för att AP7 ska kunna uppfylla sina skyldigheter kommer AP7 att se till att dina personuppgifter fortsätter att vara skyddade och att överföringen sker på ett lagligt sätt.

Allmänna handlingar

Dataskyddsförordningen och dataskyddslagen ska inte tillämpas i den utsträckning det skulle strida mot den tryck- och yttrandefrihet som följer av grundlag. AP7 får därmed lämna ut allmänna handlingar enligt offentlighetsprincipen (2 kapitlet Tryckhetsförordningen). Eftersom skyldigheten att lämna ut allmänna handlingar inte omfattar elektronisk utlämning, gäller dock bestämmelserna i dataskyddsförordningen och dataskyddslagen för sådant utlämnade, t.ex. via epost eller via internet. Personuppgifter som förekommer i allmänna handlingar kan komma att lämnas ut till tredje man.

Dina rättigheter som registrerad

Du har rättigheter avseende behandling av dina personuppgifter. Sådana rättigheter innebär att du kan:

Kräva att dina personuppgifter rättas om de är otillräckliga, ofullständiga eller felaktiga.
Invända mot viss behandling av dina personuppgifter.
Kräva radering av dina personuppgifter.
Begränsa behandlingen av dina personuppgifter.
Få information om dina personuppgifter behandlas av AP7 och om så är fallet, få en kopia på personuppgifterna.
Få dina personuppgifter, som tillhandahållits av dig i maskinläsbart format, överfört till en annan tjänsteleverantör (dataportabilitet). Detta gäller dock endast personuppgifter som behandlas automatiserat med stöd av samtycke eller för att fullgöra ett avtal.
Återkalla ditt samtycke till att AP7 behandlar dina personuppgifter, i den mån AP7 behandlar dina personuppgifter baserat på ditt samtycke.
Framföra klagomål avseende behandlingen av dina personuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten, www.imy.se om du anser att behandlingen av dina personuppgifter kränker dina rättigheter och intressen enligt gällande lag.

Dataskyddsombud

AP7 har anlitat Apriori Advokatbyrå AB, som dataskyddsombud.

Kontaktuppgifter

Personuppgiftsansvarig: Sjunde AP Fonden Besöksadress: Vasagatan 16, 10 tr, 111 20 Stockholm
Postadress: Box 100, 101 21 Stockholm
Telefon: 08-412 26 60
Mejladress dataskyddsfrågor: dataskydd@ap7.se
Dataskyddsombud: Caroline Mitteregger, Apriori Advokatbyrå AB Mejladress: caroline@apriorilaw.se Telefon: 08-403 777 10

Om du vill klaga

Om du vill klaga att vår behandling bryter mot dataskyddsförordningen eller annan integritetslagstiftning, kan du vända sig till Datainspektionen. Läs mer på Integritetsskyddsmyndighetens webbplats.

Om Cookies

Den här webbplatsen använder så kallade cookies. Enligt lagen om elektronisk kommunikation, som trädde i kraft den 25 juli 2003, ska alla som besöker en webbplats med cookies få information om:

att webbplatsen innehåller cookies
vad dessa cookies används till och ändamål
vilken data som lagras i cookies
vilka cookies vi använder och hur länge de sparas
om informationen kommer från eller lämnas ut till tredje part
hur cookies kan undvikas

Vad är en Cookie och vad används den till?

En cookie är en liten textfil som webbplatsen du besöker sparar på din dator. Cookies används på många webbplatser för att ge dig som besökare tillgång till olika funktioner. Informationen i cookien är möjlig att använda för att följa en användares surfande.

Det finns tre typer av cookies. Permanenta cookies sparas som små textfiler i datorn och raderas sedan på ett förinställt datum. De används till exempel för att lagra inställningar som användaren gör mellan olika besök på webbplatsen. Sessionscookies lagras i webbläsarens minne (till exempel Internet Explorer) och raderas när webbläsaren stängs. De kan till exempel användas för att upprätthålla en inloggning då användaren går från en sida till en annan. Det finns även cookies som samlar in statistik för att kunna mäta antal besökare. Statistiken som samlas in via denna typ av cookie är inte relaterad till personliga uppgifter.

Vilka cookies använder vi

Vår webbplats använder webbanalystjänsten Google Analytics 4. Google Analytics 4 (GA4) och skiljer sig jämfört med tidigare versioner av Google Analytics (som exempelvis Google Universal Analytics).

Vid insamling av data loggar eller lagrar Google Analytics 4 inte IP-adresser.

Analytics tar bort alla IP-adresser som den samlar in från EU-användare innan den loggar data via EU-domäner och servrar.

Dessutom tillhandahåller Analytics kontroller för att:

Inaktivera insamling av Google-signalsdata per region.
Inaktivera insamling av detaljerad plats- och enhetsdata per region.

För mer information läs på Googles hjälpsidor.

Se vilka cookies vi använder

Om du inte vill tillåta cookies

Om du vill ta bort eller blockera cookies kan du ställa in detta i säkerhetsinställningarna i din webbläsare. För inställningar för just din webbläsare se webbläsarens hjälpsidor.

Inställningar för cookies